1. Rada PTPP ustala stałe terminy obron referatów ; w sesji wiosennej – każdy trzeci weekend maja, w sesji jesiennej – każdy trzeci weekend listopada.

2. Aplikację na członka zwyczajnego wraz z wymaganymi dokumentami (bez referatu) należy przesyłać przed upływem 3 miesięcy do terminu obrony. Jest to czas na sprawdzenie czy wymogi formalne zostały spełnione. Dokumenty należy przesłać do Sekretariatu PTPP, który następnie przesyła je Sekretarzowi Komisji Kwalifikacyjnej. Termin nadsyłania aplikacji jest wiążący i decydujący o przyjęciu bądź odrzuceniu dokumentów.

3. W przypadku aplikacji na członka zwyczajnego do osoby aplikującej zostanie przesłana informacja o decyzji Komisji Kwalifikacyjnej PTPP.

4. Po pozytywnym rozpatrzeniu aplikacji , komplet dokumentów aplikacyjnych wraz z referatem należy przesłać do Sekretarza Komisji Kwalifikacyjnej (najpóźniej 2 miesiące przed obroną). W tym czasie Komisja Kwalifikacyjna weryfikuje spełnianie wymogów formalnych prac i rozsyła je do recenzji Komisjom Egzaminacyjnym. W przypadku wątpliwości lub braków Komisja Egzaminacyjna ma prawo (do miesiąca przed terminem obrony) prosić o uzupełnienie referatu lub aplikacji.